Řízení úspěšných IT projektů

Poctivá příprava je základ

Pokud se ve firmě rozhodnete pro implementaci nového projektu, začněte nejdříve se „studií proveditelnosti“, tedy zhodnocením, zda vám dostupné zdroje jsou schopné zajistit požadavky jednak na logiku procesů, které chcete mít zastřešené systémem, ale taky i požadavky na průtok, kapacitu, výkony a další parametry, které lze u technologií definovat. Na základě výstupů zhodnotíte, zda výstupy ze studie korespondují s vizí a strategií firmy a zároveň přinesou očekávané finanční nebo konkurenční výhody.

Po odsouhlasení a rozhodnutí daný projekt implementovat přichází na řadu období přípravy podkladů. Pokud jste si schopni říct jasné zadání toho, co od dodavatelů budete chtít, jaký bude rozsah dodávky, a máte jasně definovaný rozpočet, pak se přikloňte k vodopádové metodě a začněte sepisovat detailní požadavky a termínové plány. Jako průvodce a pomocnou ruku může být vhodné najmout si externího konzultanta, který není ovlivněn vztahy ve firmě ani „provozní slepotou“.

Při plánování dodávky pro IT části projektů je důležité začít u procesů a analyzovat jejich současný stav. Během mapování procesů je potřeba identifikovat, které části budou probíhat s pomocí technologie, které procesy probíhají manuálně pracovníky firmy nebo dodavatele, a kam naopak začleníme činnosti, které bude vykonávat pouze systém. Ideální je se potkat v týmu zástupců různých oddělení, vše dát na papír a diskutovat nad návrhy; takto dostanete cennou zpětnou vazbu od vašich zaměstnanců.

Poté si sepište, co vše chcete, aby uživatel (operátor, vedoucí směny, plánovač logistiky) v rámci systému dělal, např. „chci vytvořit objednávku“, „systém na základě stavu zásob automaticky objednává další zásoby“ nebo „při neexistenci úkolu přeskladni materiál na bližší skladovou pozici“. Zároveň se zamyslete, jaké nástroje pro zmíněné činnosti jsou pro operátory a další uživatele nejvhodnější (PC terminál, mobilní zařízení, Pick-to systémy) a zda rozhodnutí o použitých nástrojích chcete a umíte učinit ihned, nebo raději budete nejprve chtít představení fyzických částí IT systémů po dodavateli.

Tyto požadavky si evidujte, protože z nich pak budete vy nebo váš konzultant vycházet při tvorbě funkční specifikace, tj. dokumentu, ve kterém popíšete, co od systému z pohledu klienta očekáváte. V momentě, kdy máte vyjasněny všechny základní požadavky, které vaše firma na systém má, se funkční specifikace stane spolu s návrhy nových procesů nedílnou součástí zadávací dokumentace a poslouží jako podklad dodavatelům pro tvorbu návrhu řešení a cenových nabídek.

V případě, že vaše představy jsou spíše nejasné, záměr projektu je obecnější a jste připraveni věnovat čas a energii společné tvorbě výstupů s dodavatelem, zvolte agilní metodiku, pomocí které budete postupovat po kratších krocích a celé řešení postupně společně utvářet.