Řízení úspěšných IT projektů

Ušetřete si práci a nervy během realizace i dalšího provozu

Dnešní dobu provází modernizace napříč podnikovými procesy. Moderní technologie nabízejí mnoho různých způsobů a cest, jak dosáhnout efektivity, zkrátit čas manipulace, zlepšit přístup k informacím nebo automatizovat některé úkony bez asistence člověka. Ovšem digitalizace neznamená jen převedení stávajících procesů a dokumentů do elektronické podoby. I když pro mnoho procesů může být výrazným krokem pouhá změna z papírových desek na tabulky v Excelu, digitalizací v pravém slova smyslu je zamyšlení se nad tím, zda a jak je tento proces přínosný jako celek, zda a jak pracovníkům lze jejich činnosti usnadnit, a zejména zda a jak lze část nutného rozhodování a předávání dat přenechat různým typům algoritmů nebo softwaru.

IS/IT jako nezbytná součást inovativních projektů

Dodávka takového projektu ale musí obsahovat nejen stroje a zařízení nebo návrhy na odstranění existujících fyzických nosičů, ale také návrh nových procesů a systémů, které veškeré „železo“ rozpohybují a budou jej ovládat a řídit. Součástí projektů proto musí být i dodávka softwaru pro řízení veškeré technologie.

Přístupů k vedení IS/IT projektů je mnoho, nejčastěji používané metodiky jsou „waterfall“ a „agile“. Waterfall, tedy metoda vodopádu, řeší projekt v jasné rovné linii, všechny kroky od definice cílů po finální akceptaci jsou postupné; naproti tomu stojí metoda „agile“, tedy metoda rychlá, dynamická, flexibilně přizpůsobující se aktuální situaci a také rychle přinášející výstupy, i když jsou v prvních fázích jen částečné.

Vodopádová metoda je starší a obecně se více hodí pro projekty, které zahrnují vyšší míru fyzických dodávek, znamenají dodávku nových funkčností do stávajících systémů nebo jsou součástí komplexní dodávky měnící významnou část procesů firmy. Agilní metodika se více hodí při projektech přinášející jen SW řešení nebo aplikaci, případně se jedná o projekt samostatně stojící s minimálním zásahem do okolních procesů a nejasně definovanými požadavky na systém.

Jak si metodu správně vybrat a co by vás při přípravě projektů mělo zajímat? Kapitoly níže vycházejí z waterfallového přístupu k řízení, se kterým se v průmyslu setkáváme častěji, avšak popsali jsme pro vás tipy, na co si dát pozor i při agilních projektech.

Poctivá příprava je základ

Pokud se ve firmě rozhodnete pro implementaci nového projektu, začněte nejdříve se „studií proveditelnosti“, tedy zhodnocením, zda vám dostupné zdroje jsou schopné zajistit požadavky jednak na logiku procesů, které chcete mít zastřešené systémem, ale taky i požadavky na průtok, kapacitu, výkony a další parametry, které lze u technologií definovat. Na základě výstupů zhodnotíte, zda výstupy ze studie korespondují s vizí a strategií firmy a zároveň přinesou očekávané finanční nebo konkurenční výhody.

Po odsouhlasení a rozhodnutí daný projekt implementovat přichází na řadu období přípravy podkladů. Pokud jste si schopni říct jasné zadání toho, co od dodavatelů budete chtít, jaký bude rozsah dodávky, a máte jasně definovaný rozpočet, pak se přikloňte k vodopádové metodě a začněte sepisovat detailní požadavky a termínové plány. Jako průvodce a pomocnou ruku může být vhodné najmout si externího konzultanta, který není ovlivněn vztahy ve firmě ani „provozní slepotou“.

Při plánování dodávky pro IT části projektů je důležité začít u procesů a analyzovat jejich současný stav. Během mapování procesů je potřeba identifikovat, které části budou probíhat s pomocí technologie, které procesy probíhají manuálně pracovníky firmy nebo dodavatele, a kam naopak začleníme činnosti, které bude vykonávat pouze systém. Ideální je se potkat v týmu zástupců různých oddělení, vše dát na papír a diskutovat nad návrhy; takto dostanete cennou zpětnou vazbu od vašich zaměstnanců.

Poté si sepište, co vše chcete, aby uživatel (operátor, vedoucí směny, plánovač logistiky) v rámci systému dělal, např. „chci vytvořit objednávku“, „systém na základě stavu zásob automaticky objednává další zásoby“ nebo „při neexistenci úkolu přeskladni materiál na bližší skladovou pozici“. Zároveň se zamyslete, jaké nástroje pro zmíněné činnosti jsou pro operátory a další uživatele nejvhodnější (PC terminál, mobilní zařízení, Pick-to systémy) a zda rozhodnutí o použitých nástrojích chcete a umíte učinit ihned, nebo raději budete nejprve chtít představení fyzických částí IT systémů po dodavateli.

Tyto požadavky si evidujte, protože z nich pak budete vy nebo váš konzultant vycházet při tvorbě funkční specifikace, tj. dokumentu, ve kterém popíšete, co od systému z pohledu klienta očekáváte. V momentě, kdy máte vyjasněny všechny základní požadavky, které vaše firma na systém má, se funkční specifikace stane spolu s návrhy nových procesů nedílnou součástí zadávací dokumentace a poslouží jako podklad dodavatelům pro tvorbu návrhu řešení a cenových nabídek.

V případě, že vaše představy jsou spíše nejasné, záměr projektu je obecnější a jste připraveni věnovat čas a energii společné tvorbě výstupů s dodavatelem, zvolte agilní metodiku, pomocí které budete postupovat po kratších krocích a celé řešení postupně společně utvářet.

Na výběr dodavatele nespěchejte

Všechno má svůj čas a při výběrovém řízení to platí dvojnásob. S dodavateli pravidelně komunikujte a setkávejte se a spolupracujte s nimi nad návrhy řešení. Vše si nechte zpracovat a vysvětlit do detailní nabídky, na jejímž základě se budete rozhodovat. Ujistěte se, že dodavatelé mají veškeré informace zveřejněné a k dispozici, a buďte striktní při vyžadování a dodržování termínů pro odevzdání nabídek.

Pro vyhodnocení dodavatelských návrhů doporučujeme připravit si hodnoticí kritéria (ideálně i s váhami podle důležitosti), která odrazí priority vaše a vaší firmy. Volte je tak, abyste dokázali jednotlivá řešení vzájemně porovnat, nezávisle na způsobu řešení.

U fyzické technologie mezi sledované a hodnocené parametry můžete zařadit výkony za jednotku času, rychlosti technologických částí, snadnost ovládání a přístupnost pro údržbu nebo nároky technologie na plochu nebo výšku. Při soupisu parametrů pro řídící systém dejte důraz na to, zda se jedná o krabicové řešení, nebo nově dodávaný SW, jaká je možnost konfigurací uživatelských rolí, nastavení obrazovek pro obsluhu, rychlost odezvy, integrovatelnost nového systému do vašich existujících a používaných systémů nebo například délka a dostupnost podpory pro řešení chyb a výpadků.

V agilním světě se rozpad položek a odhady termínů nacházejí také, ale budou se vždy týkat pouze nejbližších a jasně vymezených aktivit až do nejbližšího, předem s dodavatelem dohodnutého milníku.

Nejnižší nabídka nemusí být nejvýhodnější

Kromě hodnoticích kritérií vstupuje do rozhodování managementu i cena navrhovaného řešení. Pro větší transparentnost směrem do firmy a pro další usnadnění výběru nejlepšího dodavatele si můžete připravit detailní šablonu pro cenový rozpad, kterou budete požadovat jako nutnou součást podané nabídky.

Veškeré položky dodávaného řešení si nechte nacenit tak, abyste je dokázali vzájemně porovnat. Nezapomeňte také na nacenění podpory systému, poplatky za licence v dalších letech, samotný vývoj a například podporu náběhu nebo další finance, nutné pro budoucí provoz systémů.

Cenový rozpad nemá sloužit pro zacházení až do nejmenších detailů, není všespásný a už vůbec nebude odpovídat časovému plánu projektu nebo fakturačním milníkům. Ale má být nastaven tak, aby alespoň zhruba ukázal, v čem se cenově liší různá řešení jednotlivých dodavatelů.

Při rozhodování o výběru dodavatele nejnižší cena neznamená automaticky nejvýhodnější projekt. Do celkové ceny je potřeba započítat také nutné položky pro podporu, údržbu, rozvoj v budoucnu; zejména se jedná o podporu při testování, nasazení a ostrém startu, frekvence dodávek nových verzí, opravy chyb a způsob, jak do systému dodavatel bude dodávat nové funkčnosti. Důležitá je i samotná spolupráce s dodavatelem (rychlost reakcí na požadavky, způsoby komunikace, profesionální jednání a vystupování), která ovlivňuje i ochotu vašich zaměstnanců spolupracovat.

Důležitou součástí nabídky jsou reference u jiných zákazníků; pokud vám to čas dovolí, dohodněte se s potenciálním dodavatelem na referenční návštěvě.

Doporučení na závěr

Závěrem dodáváme několik podnětů k zamyšlení. Především zvažte kapacity svých vlastních lidí. Každý projekt vyžaduje čas, energii a ochotu vašich pracovníků během všech fází – během přípravy kvalitních podkladů, jednání s potenciálními dodavateli a jeho výběru a samotné implementace nového řešení ve vaší firmě. Pokud vaši pracovníci tráví hodně času běžnou operativou nebo pokud nemají dostatečné zkušenosti s projektovým vedením, zvažte, zdali nebude jednodušší řízení projektu outsourcovat.

Další výhodou externisty je nový náhled na vaši firmu a nestrannost. Lidé, kteří pracují ve firmě moc dlouho, s časem přestávají vnímat některé detaily, protože si na ně již zvykli a mají je zažité; nebo se jim zdá, že něco není možné, protože se na věc neumějí podívat pod jiným úhlem nebo nemají vhodné analytické nástroje a metodiky.

Pokud se rozhodnete jít cestou agilního vedení projektu, buďte připraveni na intenzivnější nároky na součinnost při tvorbě řešení a nutnost rychlejšího rozhodování za situace, kdy můžete mít nekompletní informace a odhady.

Veškeré kroky, zmíněné výše v článku, by vám měly umožnit předejít komplikacím nebo prodlevám a nejasnostem při celém životním cyklu projektu. Nezávisle na zvolené metodě dodávek se nezapomeňte pravidelně informovat o průběhu projektu u dodavatelů i svých vlastních pracovníků – ušetříte si práci a nervy během realizace i dalšího provozu.

Vyšlo v internetovém magazínu systemonline.cz.

Tatiana Murániová
IT business analytik v Logio

Tatiana Murániová se během více než 3 let ve společnosti Logio věnovala klientům z oboru automotive. Její specializací je IT a business analýza, procesní analýza a optimalizace, zpracování a tvorba požadavků na informační systémy a dozor při jejich implementaci.

Přemysl Chodura
IT business analytik v Logio

Přemysl Chodura působí ve společnosti Logio 4 roky a za tu dobu se podílel na projektech pro klienty převážně v oboru automotive a jejich dodavatelů. Specializuje se na mapování, analýzu a optimalizaci procesů, IT a business analýzu pro dodavatele informačních systémů a dozor při implementaci IS.